Vacature Bestuurssecretaresse

Omdat één van de secretaresses van de Raad van Bestuur met pensioen is gegaan, zijn we op zoek naar een bestuurssecretaresse. Als bestuurssecretaresse ondersteun je de Raad van Bestuur bij hun werk. Dit uit zich in het managen van de agenda, het onderhouden van contacten met relaties, het organiseren van overleggen en bijeenkomsten en ervoor zorgen dat de benodigde informatie, mensen en middelen tijdig beschikbaar zijn. Ook notuleren, voeren van correspondentie en archiveren behoren tot de werkzaamheden. Je werkt hierbij nauw samen met je collega bestuurssecretaresse en de bestuurssecretaris.

De agenda’s zijn complex en je bent blij dat je met jouw kennis en ervaring kan bijdragen om onze bestuurders daarin te ontzorgen. De dynamiek in deze functie is groot, deadlines zijn er altijd. Je houdt ervan om de vraag achter de vraag te ontdekken en denkt nu al na over de verbeteringen van straks. Je staat dicht bij de mensen en laat je gevraagd en ongevraagd horen. In houding en gedrag geef je het goede voorbeeld, sta je open voor anderen en ben je laagdrempelig benaderbaar en aanspreekbaar. Een baan die bij uitstek geschikt is voor een ervaren bestuurssecretaresse die zich het werken binnen de top van de zorg eigen heeft gemaakt.

Kerntaken: 

• beheren van de drukke en complexe agenda;
• plannen en voorbereiden van afspraken;
• verzorgen van de (e mail)correspondentie;
• organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
• notuleren en opvolgen van actiepunten;
• administratieve taken, zoals het bijhouden van klachtenregistratie en roostering en verlofregistratie in Monaco.

Herken jij jezelf hierin?

Je bent een initiatiefrijk persoon die aanvoelt hoe je de mensen waarvoor je werkt op goede wijze kan ondersteunen en aanvullen. Wij vinden het belangrijk dat je processen goed kunt overzien, prioriteiten kunt bepalen en dat je een probleemoplossend vermogen hebt

• je hebt een HBO werk- en denkniveau, gerichte vakopleiding (bijvoorbeeld directiesecretaresse of managementassistent);
• je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk;
• je beschikt over een administratief inzicht en je beheerst geautomatiseerde informatiesystemen, zoals Google Workspace;
• je hebt enige jaren ervaring in een vergelijkbare functie bij voorkeur in een vergelijkbare organisatie;
• je werkt accuraat en bent in staat om zelfstandig te werken en op de juiste wijze problemen op te lossen;
• je stelt prioriteiten en kunt goed omgaan met uiteenlopende belangen;
• je bent stressbestendig en beschikt over een dienstverlenende instelling;
• je bent tactisch, integer, klantvriendelijkheid, flexibel en je kunt goed luisteren.

Bij indiensttreding een Verklaring Omtrent Gedrag gevraagd.

Recuiter: Rosnie Manbodh
Telefoon werk: 06-11712716
E-mail werk: r.manbodh@laurens.nl